各部门：

学院会议室是学院举行会议和公务活动的重要场所。为进一步规范会议室使用管理，提高使用效率，更好地提供优质服务，现制定本规定。

一、会议室使用范围

学院现有3个会议室，由办公室负责统一管理和协调使用。

（一）行政楼215会议室。主要用于召开党委会、院长办公会、院领导召集的有关专题会议和行政工作会议、视频会议、临时安排的会议、学院规模较小的会议、接待及对外交流等。

（二）行政楼301会议室。上级领导及外来单位来院考察、检查、调研举行的会议，学校重要活动、重要接待以及对外交流等。

（三）图书楼105会议室。主要用于党委理论学习中心组集中学习、学习培训以及各部门召开的相关会议等。

二、会议室使用时间

原则上会议室使用时间为：上午8:00---12:00；

下午14:00---17:00

其他时间使用会议室请提前沟通。

三、会议室使用程序

（一）使用部门申请

各部门使用会议室，需提前向办公室预约申请（一般提前1-2天），填写在线申请表。申请表的主要内容包括会议主题、参与人员、使用时间、场地要求等情况。如有特殊情况，可先电话联系，后补办手续。申请表填写链接：

https://docs.qq.com/sheet/DSUlZU2JlaGtjQ05E

（二）办公室安排

1.办公室根据各部门的使用需求，结合工作实际，统一安排会议室。

2.若各部门预定的会议室与学院临时安排的重要会议发生冲突，由办公室负责统筹协调。

3.列入学院年度工作计划的会议、全院性会议、外事活动、上级领导机关考察、检查、调研会议以及学院临时安排的重要会议优先安排使用。

（三）会议室使用

1.使用部门做好会前准备、现场管理等会务工作。

2.使用部门不得外借、挪用或带出会议室内仪器设备及桌椅等物资。

3.申请部门因故取消会议室使用，应提前告知办公室，以免影响其他会议使用。

（四）会议室用后

办公室会同使用部门对会议室使用进行会后验收。

四、会议室使用管理职责

（一）办公室职责

1.负责会议室的统一调度。

（联系人：魏衍鹏15315337360）

2.负责会议室及附属设备设施的日常管理与维护。协调信息技术系（信息中心）、总务处等相关部门做好会议室房屋、设备维护、维修和保洁等工作。

（联系人：王修心13290110318）

3.负责协调会议室的席签、茶水准备。

（联系人：刘晓雨17864393056）

（二）使用部门职责

1.负责会场布置、设备调试、接待、茶水服务、会议记录等具体会务工作。

2.使用会议室时，遵守公共秩序，维护办公环境及卫生。

3.使用会议室时，做好会议室的安全工作。

4.会议室使用完毕，做好会后卫生清理工作，撤除横幅等标语标牌，将设备设施摆放整齐，关闭所有设备、电源及门窗，并与办公室进行交接。